Asistente de certificación

El camino hasta que el SII autoriza a la empresa a emitir documentos con validez tributaria. Los primeros pasos los comprueba el sistema solo. Las etapas del SII las aprueba el Servicio en su sitio o por correo: cuando te avise, márcalas aquí.

Ficha de la empresa

Estos datos van en el encabezado de cada documento y en la carátula del envío al SII, así que conviene que coincidan exactamente con los que tiene el Servicio.

Modo simulación

Para practicar o mostrar cómo funciona el sistema sin tocar nada real. Con el modo activo, todo el flujo funciona —vender en caja, vales, facturas, notas de crédito, cobranza, PDF— pero los documentos llevan folios de práctica propios (no gastan el CAF), se timbran con una llave de práctica, nunca se envían al SII y el PDF sale marcado «SIMULACIÓN». El stock real no se mueve. Al desactivarlo, vuelve el flujo normal al SII. No confundir con la etapa «Simulación» de la certificación del SII.

Buscador de productos

Cuántas letras hay que escribir antes de que el buscador empiece a buscar. Con pocos productos, 2 o 3 bastan; con miles, conviene más para que la lista no salga interminable. Por omisión son 5.

Estado

Certificado digital (.pfx)

Se guarda cifrado en la base de datos. El RUT del firmante se extrae del propio certificado y se usa como RutEnvia en cada envío al SII.

Conexión con el SII

Revisa el certificado, pide una semilla al SII, la firma y la canjea por un token. No envía ningún documento. Sirve para saber, antes de certificar, que el SII acepta tu certificado y que el sistema llega hasta él.

Cargar CAF

Un archivo por tipo de documento, descargado del SII. Sin folios no se puede emitir.

Folios disponibles

Grupos y subgrupos

Antes de clasificar un producto hay que crear el grupo. El subgrupo es opcional.

Nuevo grupo

Grupos de la empresa

Haz clic en la fila para modificar el grupo, o en un subgrupo para cambiarle el nombre.

Importar productos desde un archivo

Acepta planillas de Excel (.xlsx) y archivos de texto separados por punto y coma, coma o tabulación (.csv, .txt). El archivo se lee en tu computador; al servidor solo viajan los productos ya revisados.

1. 1 Elegir el archivo
2. 2 Emparejar las columnas
3. 3 Revisar y cargar

Emitir documento

Recibir documentos de proveedores

Sube el XML que te mandó el proveedor a tu correo de intercambio. Se revisan su esquema, sus firmas y que venga a nombre de tu empresa; lo que llega bien queda en la bandeja esperando tu decisión, y se genera el acuse de recibo para devolverle al proveedor. Recibirlo no significa aceptarlo.

Casilla de intercambio

El sistema puede leer solo tu casilla de intercambio y cargar aquí las facturas que lleguen. La abre en solo lectura: no borra, no mueve y no marca nada como leído. La primera vez mira los últimos 30 días; después, cada 5 minutos, solo lo nuevo.

Bandeja

Tienes ocho días corridos desde la recepción para reclamar una factura (ley 19.983). Pasado ese plazo sin reclamo, se entiende aceptada.

Documentos emitidos

Respuestas de clientes

Los acuses, aceptaciones, reclamos y recibos de mercaderías que mandan tus clientes sobre los documentos que les emitiste. Si la casilla de intercambio está configurada, entran solas; si te llegaron por otro lado, cárgalas aquí. Cada una aparece también en la ficha de su documento.

Reporte de consumo de folios (RCOF) · ya no obligatorio

Desde el 1 de agosto de 2022 el SII ya no pide este reporte diario de boletas (Res. Ex. SII N° 53 de 2022): el Registro de Ventas se llena solo con las boletas que el SII recibe. El sistema no lo manda automáticamente. Queda aquí solo por si el SII pide informar un período anterior a esa fecha.

Libro de guías de despacho

Este libro es especial: se manda cuando el SII lo pide, con el folio de la notificación que trae esa solicitud. Dice de cada guía del mes si se anuló, qué tipo de operación fue y con qué documento se facturó después.

Vales de venta

El vendedor arma la venta en Vender → Guardar como vale y le entrega el número al cliente. La caja lo carga por ese número y lo cobra con boleta o factura. El vale no es documento tributario ni mueve stock.

Cada caja vende desde una bodega y trae sus valores predeterminados.

El stock se lleva por bodega. La principal recibe los ajustes hechos en la ficha del producto y los documentos emitidos fuera de una caja.

Cotizaciones y notas de venta

No son documentos tributarios: no gastan folio, no mueven stock ni entran a cobranza. Una cotización aceptada pasa a nota de venta; la nota de venta (o la cotización) se factura y queda marcada con el folio de la factura, que la lleva como referencia junto con la orden de compra del cliente.

Vendedores

No se borran: al desactivar uno deja de aparecer para documentos nuevos y los anteriores lo siguen nombrando.

Cuentas por cobrar

Lo que tus clientes te deben, factura por factura. El saldo es el total de la factura, menos lo que rebajaron las notas de crédito, más las notas de débito, menos los pagos que anotes aquí. El vencimiento sale de los días de crédito del cliente en su ficha; una factura al contado vence el mismo día.

Por cliente

Facturas

Ventas del mes

El resumen que pide el contador: por tipo de documento, con las notas de crédito restando. Los documentos rechazados por el SII no cuentan. Compáralo con el Registro de Compras y Ventas del SII antes de declarar el IVA: si no cuadra, hay un documento que no llegó.

Envíos al SII

Set de pruebas

Primero previsualiza: eso no consume folios. Cuando los casos se vean correctos, procesa el set y se emitirá todo en un solo envío, en el orden del SII.

Libros de ventas y compras

El set de pruebas incluye los dos libros. El de ventas se arma solo con los documentos del set que ya enviaste. El de compras se arma con la tabla «SET LIBRO DE COMPRAS» del mismo archivo del set. Previsualiza primero: eso no envía nada.

Libro de ventas

Libro de compras

Intercambio de información

Sube el XML que entrega el SII en la etapa de intercambio. Se revisa su esquema, sus firmas y que venga dirigido a tu empresa, y se descarga un ZIP con las tres respuestas firmadas: acuse de recibo, resultado comercial y recibo de mercaderías. Esas tres se suben en la misma página del SII.

Esta pantalla acepta todo lo que llega bien, que es lo que pide la certificación. No la uses con facturas reales de proveedores: el recibo de mercaderías declara ante la ley 19.983 que recibiste lo facturado.

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